Žrouti ČASU

Výzva 4 – Žrouti času – automatizace rutinních agend

Cíl:

Cílem je uvolnit starostovi a úředníkům ruce od rutinních a časově náročných úkolů, aby se mohli soustředit na strategické otázky a rozvoj obce. Automatizace procesů má za cíl zvýšit efektivitu obecní správy, snížit administrativní zátěž a zlepšit poskytování veřejných služeb, kde technické řešení bude prostředkem k dosažení této efektivity a zlepšení kvality života v obci.

Nástroj:

Vyvinout AI řešení, které identifikuje časově náročné rutinní agendy v obci a navrhne způsoby, jak je automatizovat, aby starosta a obecní úředníci měli více času na strategické úkoly.

Specifikace:

  • Identifikace “žroutů času”: Studenti by měli analyzovat různé procesy v rámci obecní správy (např. administrativa, schvalování dokumentů, zpracování žádostí občanů, komunikace s dodavateli, správa rozpočtu) a identifikovat ty, které jsou nejvíce časově náročné a repetitivní.
  • Návrh automatizace: AI nástroj by měl nabídnout automatizační řešení pro vybrané procesy. To může zahrnovat automatické vyplňování dokumentů, digitální podepisování, generování zpráv, automatizovanou komunikaci (např. odpovědi na časté dotazy), plánování schůzek a další rutinní úkoly.
  • Snížení administrativní zátěže: Cílem je zjednodušit a urychlit administrativní procesy, aby zaměstnanci obce nemuseli trávit hodiny manuálními úkoly. Systém by měl rovněž zahrnovat kontrolu konzistence a správnosti dokumentů.
  • Analýza pracovních toků: AI by měla analyzovat pracovní toky a doporučit optimalizace, které zefektivní nejen jednotlivé úkoly, ale i jejich návaznost, čímž se minimalizují prostoje a čekání.
  • Případové studie automatizace: Studenti by mohli navrhnout konkrétní případové studie, kde bude představeno, jak automatizace může uspořit čas a prostředky (např. při zpracování žádostí o stavební povolení, rozesílání faktur, přípravě zpráv pro veřejnost, sledování termínů atd.).
  • Integrace se stávajícími systémy: Automatizační řešení by mělo být navrženo tak, aby mohlo být snadno integrováno do stávajících softwarových řešení, která obec využívá, čímž se zjednoduší jeho implementace.

Výsledky:

Studenti by měli navrhnout prototyp AI řešení, které efektivně automatizuje vybrané agendy a rutinní úkoly v rámci obecní správy. Automatizace by měla vést k úspoře času a zvýšení efektivity, čímž se starosta i obecní úředníci budou moci soustředit na důležitější záležitosti.